深刻化する「一人情シス」の実態
～背景、潜在リスク、脱却への方法とは～

はじめに

近年、多くの企業でIT人材の不足が叫ばれる中、情報システム部門の担当者が単独でIT環境全体を管理する「一人情シス」と呼ばれる状況が顕在化し、その運営体制が課題視されています。
もし担当者が不在になった場合、IT関連業務が滞り、企業全体の事業活動に支障をきたすリスクを内包しているため、早急な対策が求められます。
情報システム体制を再構築することは、業務効率の向上に繋がり、ひいては事業成長の加速にも貢献するでしょう。
この記事では、「一人情シス」が生じる背景にある構造的な問題、看過できないリスク、そしてその状況を改善するための具体的な方策について、詳細に解説します。「新たな人員を雇用する予算がない」「社内に十分なITスキルを持つ人材がいない」といった情報システム部門が抱える共通の課題を解決するためのヒントも提示しますので、ぜひご一読ください。

「一人情シス」とは

「一人情シス」とは、企業内部において、ネットワーク管理を担当する人員が一人しかいない運用体制を指す言葉です。「ワンオペ情シス」とも呼ばれ、IT管理、システム運用、ヘルプデスク業務といった多岐にわたる業務が一人の担当者に集中することで、生産性の低下を招く要因として問題視されています。
このような状況を鑑み、近年ではヘルプデスク業務などを外部に委託（アウトソーシング）することで、「一人情シス」担当者の負担を軽減する動きが多くの企業で見られます。

「一人情シス」がもたらすリスク

「うちの会社は一人情シスでも問題なく回っている」と考えている方もいるかもしれません。しかし、「一人情シス」のリスクを放置することは、予期せぬトラブル発生時に甚大な損害に繋がる可能性があります。
「一人情シス」が引き起こす可能性のある主なリスクを3つの観点から解説します。

・担当者への過度な負担の集中
・トラブル発生時の対応遅延
・業務知識やノウハウのブラックボックス化

担当者への過度な負担の集中

「一人情シス」の状態では、ネットワーク障害などのITトラブルに対応できる人材が一人に限られるため、あらゆる問題がその担当者に集中し、大きな負担となります。
例えば、何らかのシステム障害が発生した場合、担当者は本来の業務を中断し、その対応に追われざるを得ません。その結果、本来進めるべき業務が停滞し、全体の生産性低下を招きます。

トラブル発生時の対応遅延

「一人情シス」の体制下では、深刻なシステム障害が発生した場合、対応が遅れるリスクが高まります。例えば、パソコンの動作不良や周辺機器の不具合といった比較的軽微なトラブルであれば、短時間で解決できることもあります。これらのトラブルは、企業運営に直接的な大打撃を与えるものではありません。
しかし、ウイルス感染やサーバーダウンといった緊急度の高い障害が発生した場合、会社の事業活動は即座に停止してしまいます。
加えて、「一人情シス」の担当者がこれらの問題に対応できる十分な知識を持っていない場合、問題解決に時間を要し、結果的に企業全体に多大な損害をもたらす可能性があります。「一人情シス」は、日々の運用コストを抑えられる反面、潜在的なリスクを多く抱えていると言わざるを得ません。
IT担当者が他の業務と兼任している場合、専門知識を習得するための時間を確保することも難しくなり、最新のセキュリティ対策が遅れる可能性も懸念されます。

業務知識やノウハウのブラックボックス化

「一人情シス」の体制では、IT関連の業務知識やノウハウが担当者個人に蓄積し、ブラックボックス化しやすいという問題点があります。ネットワーク担当者が休暇を取得したり、退職したりした場合、社内でネットワーク障害が発生しても、対応できる人材がおらず、業務がストップしてしまう可能性があります。
そのため、「一人情シス」や「ワンオペ情シス」といった体制は、健全な企業運営の観点からは推奨できません。中小企業においては、情報システム部門の担当者が1～2名体制であるケースも少なくありませんが、社員数が十数名を超える規模になると、必ずと言っていいほど管理の抜け穴が生じる点に注意が必要です。

「一人情シス」が増加している背景

「一人情シス」には様々なリスクが存在します。特に安定した企業運営を重視する経営者にとって、情報システム部門の人員不足は優先的に改善すべき課題の一つと言えるでしょう。
ここでは、「一人情シス」が増加していると考えられる背景について解説します。

中小企業におけるIT人材採用の困難さ

「一人情シス」が増える背景の一つとして、中小企業が複数のIT人材を採用することが難しい現状が挙げられます。
近年、IT人材の不足は深刻化しており、企業の知名度や待遇面で大企業に劣る中小企業では、思うようにIT人材が集まらないケースが少なくありません。中には、「自社のネットワーク管理を安心して任せられる人材が見つからない」と悩む経営者もいます。
採用活動には様々なコストがかかるため、情報システム部門の人員確保が難航し、結果として「一人情シス」の状態が放置されてしまう企業が多いのが現状です。
「一人情シス」が増加する背景には、IT人材の採用難という構造的な問題が存在します。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進

近年、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進し、人件費などのコスト削減を実現しています。
DXとは、これまでアナログで行っていた業務をデジタル化し、生産性を向上させる取り組みです。紙媒体で行っていた業務をデジタル化することで、作業時間の短縮や人員配置の最適化が可能になります。また、これまで人手に頼っていた作業で発生していたヒューマンエラーを削減できるといったメリットもあります。
テクノロジーの進化に伴い、アナログからデジタルへの移行が進み、人間の手を介する必要のない業務が増加しています。無駄なコスト、人件費、人的ミスを抑制できるDXは、今後の企業にとって不可欠な取り組みと言えるでしょう。
このような背景から、「新たなネットワーク担当者を時間と労力をかけて採用するよりも、既存のリソースで何とかしよう」という考えが生まれ、「一人情シス」の課題が看過される傾向があると考えられます。

「一人情シス」が抱える悩みから脱却する方法とは

「一人情シス」は担当者に大きな負担を強いるため、担当者の離職を招きやすい体制と言えます。業務が属人化している状況も相まって、「一人情シス」を放置することは、安定した企業運営にとって決して好ましい状態ではありません。
しかし、いくつかの工夫を施すだけで、「一人情シス」でも担当者の負担を軽減することが可能です。ここでは、「一人情シス」が抱える問題をどのように改善できるのか、具体的な方法を解説します。

従業員のITリテラシー向上への取り組み

経営者や従業員が、社内のIT関連業務の全てを情報システム担当者に依存する姿勢は改めるべきです。簡単なトラブルは従業員自身で解決できるよう、ITリテラシーを向上させるための取り組みが重要になります。
例えば、「文字入力がおかしい」といったヘルプデスクに寄せられる問い合わせの中には、Caps LockキーやNum Lockキーが誤って有効になっているだけの単純なケースも少なくありません。
このような些細なトラブルにまで「一人情シス」の担当者が対応していては、本来注力すべき重要な業務に時間を割くことができません。簡単なトラブルに対処するためのマニュアルを作成・配布するなど、従業員のITリテラシーを高めることで、「一人情シス」でも担当者はより専門的な業務に集中できるようになります。
前述の通り、情報システムの管理業務が属人化した後、担当者が不在になったり退職したりした場合、社内にITに詳しい人材が一人もいなくなると、会社の業務が完全にストップしてしまう事態も起こりかねません。そうならないためにも、従業員に対して定期的にマニュアル作成やITに関する勉強会などを実施していくことが重要です。
これらの取り組みを行うか否かで、従業員のITリテラシーには大きな差が生まれ、「一人情シス」担当者の負担も大きく変わってきます。

業務フローの見直し・改善

情報システム部門の担当者が少ない場合は、どこまでをネットワーク担当者が対応し、どこからを従業員が対応するのかといった業務フローを明確に見直し、改善することが重要です。些細なトラブルまで「一人情シス」担当者に任せきりにしてしまうと、担当者は本来行うべき重要な業務に集中できなくなってしまいます。
そのような事態を防ぐために、簡単なトラブルシューティングマニュアルを作成することも有効です。「各自のパスワードは個人で管理する」「マウスやケーブルなどの代替品は〇〇に保管されている」といった、比較的従業員自身で対応可能な作業は共有しておくことが大切です。
会社全体で「一人情シス」をサポートする意識を持つだけで、担当者にかかる負担を大幅に軽減することができます。

アウトソーシングの活用

「一人情シス」が抱える負担といった問題を直接的に解決する有効な手段の一つが、アウトソーシング（外部委託）です。近年、リモートワークの普及に伴い、外部接続（VPN）の設定やアクセス権限の管理など、情報システム部門の業務量が増加している企業も少なくありません。
さらに、新入社員の入社時期である3～4月は、PCの初期設定（キッティング）作業などが発生するため、情報システム部門にとって繁忙期となります。新入社員の数が少なければ負担は小さいものの、多数の新入社員が入社する場合には、キッティング作業に多くの時間を費やすことになります。
このような一時的に業務負荷が集中する時期への対策に、アウトソーシングが有効な解決策となります。「一人情シス」の担当者が対応しにくい専門的なネットワーク構築などの案件や時間のかかるPCキッティング作業を外部の専門業者に依頼することができます。

ネットワーク管理業務をアウトソーシング
「DSKあんしんネット」のご紹介

多くの企業では、現在もネットワーク専任の担当者（システムエンジニア）が1～2名程度の体制でIT環境を支えているのが現状です。従業員数が少ないうちはそれでも対応できるかもしれませんが、数十名以上の規模になると、管理すべき項目が増え、システム障害の発生頻度も高まります。
1～2名の担当者だけでは手に負えなくなり、問題が解消してもすぐに別の問題が発生するという悪循環に陥ってしまう可能性があります。また、情報システムの専任担当者が退職してしまった場合、業務が属人化しているため、社内のネットワーク業務が滞ってしまうという深刻な事態も起こりかねません。
そのようなトラブルを未然に防ぐためには、ネットワーク管理の代行サービスにIT資産管理などを委託することを強く推奨します。数多くの代行サービスが存在する中で、柔軟に対応できる点から、特におすすめしたいのが弊社の「DSKあんしんネット」です。

上場関連企業による信頼のネットワーク管理

高度な専門知識を持つスタッフが、お客様のネットワークに関する問題を迅速かつ的確に解決いたします。細かなご質問にも丁寧に対応させていただきます。

ネットワーク機器1台からの柔軟な管理代行

「一人情シス」でお困りの企業様や、社内ネットワークの管理にお悩みの企業様は、まずはお気軽にお問い合わせください。
24時間の監視業務やセキュリティ対策の改善やリスク回避のための具体的なアドバイスをさせていただきます。その他、社内ネットワークの構築、VPN構築、サーバー環境の構築、ソフトウェアライセンスの管理などもサポートいたします。
貴社の情報システム担当者が不在の場合でも、弊社にご連絡いただければネットワーク環境の保守対応を承ります。規定の範囲内であれば、技術担当者によるサポートも可能ですので、まずがご要望をお聞かせください。お客様の個々のニーズに合わせて、幅広いサポート内容をご用意しております。
その他、ネットワークに関するお問い合わせであれば、どのようなことでもお気軽にご相談ください。

まとめ

IT人材不足の中、「一人情シス」は業務停滞や属人化のリスクの大きさも伴います。
改善には「従業員ITリテラシー向上」、「業務見直し」、「アウトソーシング」が有効です。