メール添付にかわるデータ共有。現場に負担をかけない脱PPAPの最適解「BizTr@nk」とは？

はじめに

「パスワード付きZIPファイルを送り、後からパスワードを別送する」…いわゆるPPAPです。
2020年の政府方針発表を皮切りに、国内ビジネスシーンでの廃止ムードは決定的なものとなりました。2026年6月の調査データでは、ビジネスメールにおける添付ファイルのうち、PPAPが占める割合はわずか6.2%にまで減少していると報告されています。

しかし、この数字を見て「まだ6%も残っているのか」と捉えるのは早計です。
現在もPPAP運用を継続している企業、あるいは「完全にはやめられていない」企業の多くは、決してセキュリティへの意識が低いわけではありません。むしろ、「長年築いてきた確実な業務フローを守るため」「ITツールに不慣れな現場や、お取引先様に迷いや負担をかけないため」という、真摯な配慮ゆえに慎重になっているケースがほとんどではないでしょうか。

今回は、そんな「変わりたくても、変わるハードルが高い」と感じている企業の情報システム部門（情シス）・決裁者の皆様、そしてその課題に寄り添うITベンダーの担当者様に向けて、双方の悩みを解決するファイル共有サービス「BizTr@nk（ビズトランク）」がなぜ今選ばれているのか、その理由を解説します。

【情シス担当者・決裁者向け】守るべきは「安全性」と「現場の変わらない日常」

情シス部門の皆様にとって、システムの変更は常に大きなリスクと隣り合わせです。「新しいツールを入れたら、現場から問い合わせが殺到するのではないか」「設定ミスによる新たな情報漏洩が起きるのではないか」という不安は当然のものです。
BizTr@nkは、そうした「変わりたくない現場」と「安全性を高めたい情シス」の妥協点を極限まで追求したツールになっています。

① 「メール送信」と同じ感覚。だから現場が迷わない

BizTr@nkの操作は極めてシンプルです。画面上でファイルをドラッグ＆ドロップすると自動でダウンロードURLが生成され、それをメールで相手に送るだけ。これまでのメール添付の運用とほとんど変わらないため、現場への特別な教育やマニュアルの作成は不要です。

② 大切なお取引先様に「アカウント登録」の手間を強いない

脱PPAPツールの中には、受信側（お取引先様）にもアカウント作成を求めるものが少なくありません。しかし、それではお取引先様に負担を強いてしまいます。
BizTr@nkなら、届いたURLからログインするだけで安全にファイルをダウンロード可能。お取引先様の手間を極力までなくします。

③ 「一時送信」に特化しているから、管理漏れが起きない

BoxやGoogle Driveといったクラウドストレージは便利ですが、「共有リンクの消し忘れ」による永続的なアクセスリスクが懸念されます。BizTr@nkは「社外への一時送信」を前提としているため、設定した期間が過ぎればファイルへのアクセス権限は自動で停止します。情報漏洩の芽を根本から摘み取ります。

【ITベンダー担当者向け】顧客企業様の「現状維持バイアス」を動かすアプローチとは

クライアントに対して「脱PPAP」を提案する際、「必要性」や「世の中の流れ」という一般論だけでは、重い腰を上げてもらうのは困難を伴います。特に老舗と呼ばれる企業様や、確実性を重んじる業界ほど現状維持のバイアスは強くなります。
顧客企業様の状況に寄り添い、かつ「今動くべき理由」に気づいてもらうための、BizTr@nkを活用した3つの提案の切り口をご紹介します。

その１：「お取引先様のシステムで弾かれるリスク」を伝える

顧客企業様は自社の利便性よりも「取引先に迷惑をかけること」を最も嫌うのではないでしょうか。昨今、大手企業を中心に「パスワード付きZIP（PPAP）の受信をシステムで自動遮断する」動きが定着しています。
「御社が送った大切な書類が、お取引先様に届いていない、あるいは遅延しているリスクがあります」というリスクをお伝えいただくアプローチは重要です。

その２：「もらう（受信する）ファイル」の安全性を訴求する

「自社は誤送信しない」と自信を持っている顧客企業様には、「ゲストフォルダ機能」が強力なフックになります。
実はPPAPの最大の脅威は、ウイルス（マルウェア）が暗号化ZIPに隠れて侵入してくる「受信時のリスク」です。BizTr@nkなら、取引先側からも専用画面を通じて安全にファイルをアップロード（提出）してもらえるため、「自社のセキュリティ防壁」としても機能することも、重要なアプローチとなります。

その３：「まずは1部門から」のスモールスタートを提案

「全社一斉の導入は業務への影響が大きすぎる」と躊躇する顧客企業様には、「社外との大容量データのやり取りが多い『営業部門』や『開発部門』だけで、まずは試験的に始めてみませんか？」というステップ提案も可能です。BizTr@nkは初期費用を抑えて必要なライセンス数から柔軟に開始できるため、導入へのハードルも下げることができます。

まとめ

誰も置き去りにしない「脱PPAP」

多くの「脱PPAP」の議論は、往々にして「古いやり方を排除する」という強いトーンになりがちです。しかし、本当に必要なのは、これまで日本のビジネスを支えてきた丁寧な商習慣や現場の生産性を損なうことなく、より安全なステージへと滑らかに移行することです。
BizTr@nkは、導入する企業様、そしてその先にいるお取引先様、誰一人として置いていかない「優しさ」を持ったファイル共有ソリューションです。

「そろそろ、うちも変えなければいけないか…」
そう考え始めた時が、最も安全でスムーズな移行を実現する絶好のタイミングと言えます。現場に負担をかけないファイル共有「BizTr@nk」の無料トライアルから、まずはお試しください。